Editorial Vicens Vives: Un caso real de éxito
Cuando es posible mostramos algunos casos que, lejos de ser un elemento de márketing, demuestran que casi siempre existen alternativas que, con el apoyo decidido de la geréncia, permiten evolucionar los sistemas informáticos sin tener que caer, indefectiblemente, en macroproyectos caros, de desarrollo incierto y de evolución excesivamente prolongada en el tiempo, que pueden acabar generando, cuando el cliente ya es cautivo, frustración e indignación. En este número presentamos un caso paradigmático, el de la empresa Editorial Vicens Vives y, probablemente, muchos de nuestros lectores identificarán las situaciones aquí descritas.
Es de todos sabido que la evolución de las empresas, y de sus sistemas de información, comporta una cadena de toma de decisiones que condicionan, indefectiblemente, el éxito de un proyecto en primer lugar, la capacidad de evolución de los sistemas (aquello que se ha dado en llamar escalabilidad) en segundo lugar, y, finalmente, la adecuación estratégica y operativa de esos sistemas en la estructura de la empresa.
Aquí es donde entra en juego el socio tecnológico o el consultor que debería (y recalco el debería) conducir al cliente de la mano y hasta buen puerto. También es conocido por todos que el hardware y las licencias de software, a menos que nos equivoquemos en la fase de definición del proyecto, no son negocio ni para los fabricantes ni para las consultoras: una vez vendida la máquina, pasarán varios años antes de que sea necesario ampliarla o substituirla, máxime si se trata de un iSeries o de un AS/400, famosos, precisamente, por su robustez y su fiabilidad. Este hecho es algo archisabido de todos, empezando por IBM y terminando por el más pequeño de los distribuidores. El negocio está, no lo olvidemos nunca, en los servicios, en el tan traído y llevado valor añadido. Y si queremos evitarnos muchos problemas y disgustos, ahí es donde debemos fijar nuestros cinco sentidos: de la correcta elección de nuestros colaboradores dependerá, en buena medida, todo lo demás, incluso, puede que nuestro propio puesto de trabajo; ¿qué cómo puede ser esto?, pues más sencillo de lo que parece.
Ejemplos los conocemos todos: pobre dimensionamiento de una nueva máquina para abaratar su valor de adquisición y disimular el coste total de un proyecto; forzar la migración a nuevas plataformas, con elevadísimos costes ocultos y de propiedad, porque esas otras plataformas son conocidas por el consultor frente a un desconocimiento amplio del AS/400 y de sus posibilidades reales; introducir con calzador, y sin evaluar o sin que importen las consecuencias, herramientas ERP que, por excelentes que sean, no tienen necesariamente que ser la solución que el cliente necesita. Y tantas y tantas situaciones más, a las que nuestra profesión es tan proclive.
Por todo lo anterior, resulta gratificante encontrar casos en los que se conjugan una serie de factores que permiten que algunos proyectos, que inicialmente llevan todas las de perder, acaben siendo un éxito y, al mismo tiempo, hagan que las personas implicadas se desarrollen profesionalmente, que, adicionalmente, disfruten con este desarrollo, que la empresa se beneficie con el éxito obtenido y que el conjunto de los usuarios obtenga un elevado grado de satisfacción. La claridad de ideas de los informáticos de la empresa, respecto a dónde estaban y a dónde querían ir, el apoyo por parte de la dirección de la compañía y el adecuado asesoramiento de los consultores tecnológicos de la misma aportaron, en conjunto, una solución que puede servir de ejemplo a muchos de entre quienes se encuentren en similares circunstancias. Todo ello lo he podido comprobar personalmente en la Editorial Vicens Vives con la colaboración y explicaciones, pacientes, amables y exhaustivas, de Joan Ramírez, responsable de sistemas de la compañía, y de sus dos compañeros y colaboradores. Por unas horas, durante las dos visitas realizadas a la sede de la empresa para elaborar este artículo, he sentido nostalgia de mis tiempos de analista-programador.
La empresa
Los orígenes de la empresa se remontan a 1942, cuando Jaume Vicens Vives, uno de los mejores historiadores y pedagogos que ha dado este país, aunando sus facetas de formador y editor, comenzó a publicar material escolar y divulgativo de gran calidad. En constante evolución desde entonces, Vicens Vives se dedica a la edición de materiales escolares para todos los niveles educativos: infantil, enseñanzas primaria y secundaria, bachillerato y, finalmente, los ciclos universitarios. De hecho, probablemente todos nosotros hemos utilizado sus mapas en más de una ocasión, amén de sus libros de texto.
Su ámbito geográfico se sitúa en España y en Latinoamérica y aglutina en su plantilla a un total de 260 profesionales entre los que se encuentran, además de los correspondientes a servicios comerciales, administrativos e informáticos, profesores, pedagogos, diseñadores gráficos y documentalistas. La editorial Vicens-Vives lidera su sector fundamentalmente por la alta calidad de sus productos, avalada por múltiples premios tanto nacionales (Ministerio de Educación) como internacionales (Worlddidac).
El disparador
Como en tantos otros casos, en el año 1998 se vislumbra el horizonte del doble efecto 2000 & Euro, junto a la necesidad de renovación y ampliación de los sistemas de información. La situación, en ese momento, es bastante heterogénea ya que la empresa dispone de una arquitectura distribuida, con un AS/400 en la sede central de Barcelona y otros tantos en cada una de las 10 delegaciones existentes, con conectividad twinaxial, terminales 5250, PCs con emulación 5250 y una red de Macintosh, de los departamentos de diseño y maquetación, que se hace necesario integrar. En cuanto al software de aplicación, a excepción de la paquetería estándar de las áreas Financiera, Técnica y de Recursos Humanos, todo ha sido desarrollado a medida, en RPG, a lo largo de los últimos 20 años, por el equipo de tres personas que componen el departamento. Resultando imprescindible entrar en un proceso de renovación de hardware y de software, la empresa se plantea aprovechar el momento para revisar el estado de la informática en profundidad, detectar problemas, carencias y necesidades, de manera que el proyecto a desarrollar obtenga el máximo de eficacia. Con esta premisa se detectan otros problemas cuya resolución formará parte del conjunto del proyecto:
• Bases de datos distribuidas, y su consiguiente necesidad de replicación
• Entorno de usuario deficiente: no amigable, falta de herramientas de productividad personal, integración limitada e inconexa.
• Dificultad en la comunicación entre usuarios
• Entorno de comunicaciones anticuado
• Conflictos de conectividad MAC - AS/400
• Necesidad de disponer de un entorno en tiempo real
• Entorno de desarrollo “cuestionable”, o lo que es lo mismo, se cree necesario el reciclaje y aprendizaje de nuevas herramientas y lenguajes.
A todo ello se añaden diversas problemáticas propias de determinadas áreas funcionales.
Evaluación de alternativas
El abanico de posibilidades podría haber resultado más o menos amplio pero una premisa básica limitó las alternativas a analizar: el AS/400 debía mantenerse como plataforma principal y estratégica de los datos de la compañía. A partir de ahí, se siguió el ciclo lógico que muchos profesionales ya conocen.
• Estudiar la posibilidad de implantar software estándar. Se analizaron las principales herramientas ERP del mercado.
• Búsqueda de software departamental específico que pudiera, posteriormente, ser integrado: contabilidad, nóminas y recursos humanos, almacenes, etc.
• Evaluar la continuidad del desarrollo propio. En este caso debían determinarse qué herramientas y lenguajes de programación se adaptaban mejor a los requerimientos exigidos por el departamento: VisualAge, Delphi, Visual RPG, soluciones mixtas.
A lo largo de todo el proyecto, el lema del mismo fue, y continúa siendo, “En lo que somos iguales, ¿por qué desarrollar? En lo que somos mejores, ¿por qué cambiar?”. Finalmente se opta por una solución mixta; se continuará con desarrollo propio en las áreas donde reside el valor añadido de la compañía, estableciéndose como núcleo del negocio de Vicens Vives el área Comercial (ésta incluye todo el proceso de almacenamiento, gestión del fondo editorial y distribución del mismo) y software estándar en el resto de áreas funcionales: Contabilidad y Finanzas, Recursos Humanos, etc.
A partir de aquí, el paso siguiente consistía en determinar la solución de infraestructura tecnológica para una arquitectura Cliente / Servidor y, por otro lado, determinar cuáles eran las herramientas y entornos de desarrollo que mejor se adaptaban.
Plataforma tecnológica
Teniendo en cuenta la premisa ya mencionada de que el AS/400 era incuestionable como servidor de datos, había que determinar si el diseño cliente / servidor debería ser de dos o de tres niveles. Una arquitectura de dos niveles presentaba una serie de inconvenientes originados, principalmente, por la dispersión geográfica de las delegaciones:
• Dificultad en la instalación y mantenimiento del software en remoto
• Comunicaciones: requisitos de ancho de banda elevado
• Ordenador cliente limitado únicamente a PC / Windows
• Configuraciones PC “fat client” (Pentium II, 64 MB de RAM mínimo)
• Dificultad en la instalación y mantenimiento del hardware en remoto
• Mantenimiento de toda la infraestructura
• Soporte a usuarios
Una arquitectura de tres niveles, o “Server Based Computing”, consiste en un modelo según el cual las aplicaciones se instalan, gestionan, soportan y ejecutan únicamente en un servidor. Se basa en un sistema operativo multiusuario y un método para distribuir la presentación de la interfaz de la aplicación en el cliente.
Finalmente se optó por el modelo “Server Based Computing” (Proceso: ejecución en el servidor. Hardware: Fat y Thin. Cliente: PC, Unix, Java, WBT, MAC, ActiveX) y una empresa partner tecnológico de Vicens Vives fue la encargada de instalar el servidor de aplicaciones sobre el que corre el software Metaframe de Citrix, encargado de servir las aplicaciones a los ordenadores cliente. La infraestructura tecnológica quedó, finalmente, configurada por los siguientes equipos:
• AS/400 de explotación: S170 – 9406, Procesador 2176, Memoria RAM 512 Mb, HD base 4Gb, HD (6) 24 Gb, Adaptador Raid 5, Streamer 13/26 Gb, Línea comunicaciones V24, TCP/IP, Fast Ethernet, Rendimiento B-319 I-40, OS/400 V4R3
• AS/400 de desarrollo: Memoria RAM 96 Mb, HD base 4 Gb, Streamer 2,5 / 5 Gb, Línea de comunicaciones V24, Fast Ethernet, Rendimiento 45,4, OS/400 V4R3
• Servidor Metaframe(de aplicaciones): Biprocesador Pentium II 450 MHz, 576 MB memoria, Software: Windows Terminal Server y Citrix Metaframe
• Ordenadores cliente: PC’s Windows 95/98 (en Delegaciones), Windows Based Terminals (en Delegaciones), MAC’s (en Central), software de cliente ICA
Como puede comprobarse, la solución tecnológica a determinados problemas no tiene ni que ser cara ni romper con todo lo acumulado durante años de trabajo.
Entorno de desarrollo
Finalmente quedaba por resolver el entorno de desarrollo a utilizar para migrar las aplicaciones heredadas sin perder el conjunto de conocimientos acumulados durante casi dos décadas de desarrollo en los aspectos fundamentales de la compañía. Los principales requerimientos para esta fase del proyecto fueron:
• Debía tratarse de una evolución, no de una revolución
• Aprovechar el “know how” del equipo de TI
• Aprovechar los desarrollos realizados
• De aprendizaje rápido
• Entorno tecnológico actual
• Con soporte real y local
• Garantías de continuidad y de crecimiento: escalabilidad
• Opción de desarrollo sobre plataforma PC
El producto seleccionado, después de testear en profundidad otros candidatos (VisualAge, Delphi, etc.), fue Visual RPG, de ASNA, y el soporte, a todos los niveles y que continúa en la actualidad, corrió a cargo de CaCovai 400, empresa de consultoría y servicios, distribuidora exclusiva del producto en España.
El objetivo del proyecto consistió en “Implantar una Gestión para el Área Comercial mejorada, integrada con el resto de aplicativos”. A lo largo de 2 años, y con un equipo de desarrollo formado por un jefe de proyecto y dos analistas-programadores internos, con el soporte de entre uno y tres externos, según los requerimientos de cada fase, se han ido migrando las aplicaciones heredadas cuya implantación se ha desarrollado por fases, huyendo del modelo en “big bang”.
En la actualidad, según nos comenta Joan Ramirez, además de haberse alcanzado todos los objetivos inicialmente marcados, se ha conseguido un entorno uniforme y centralizado de la gestión en tiempo real así como mejoras funcionales sustanciales; integración de todas las áreas funcionales, mejora del entorno del usuario y, finamente, un potente entorno de desarrollo que ha supuesto un importante salto cualitativo para el equipo de Tecnologías de la Información que ya está iniciando nuevos y ambiciosos proyectos.